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El Archivo Histórico opera en las dependencias de la Biblioteca Municipal de Concepción, situada frente al Parque Ecuador.
El edificio mismo de la Biblioteca «José Toribio Medina» es de alto valor arquitectónico, obra de Eugenio Pumarino C. Fue construido por César Palacios y Cía. Ltda. e inaugurado en 1983. Está constituido por una gran nave central de doble altura, que en la primera planta contiene las colecciones de libros en modalidad de estantería abierta, un Rincón Infantil y espacios administrativos.
Alberga también una Sala de Exposiciones, llamada «Espacio Semco», donde se realizan exhibiciones periódicas, muchas con sentido patrimonial. El Espacio incluye una vitrina permanente de cultura mapuche, ambientada con valiosos objetos proporcionados por el coleccionista Tomás Stom. En la segunda planta hay mesas y espacios para el público en general, el Espacio Joven, con ludoteca y textos seleccionados para ese segmento etario; y tres salas especiales para reuniones y conferencias. Son el Salón Concepción y la Sala Teresa Águila, en que tienen lugar las actividades del Archivo, más el Salón de Lectura, espacio abierto rodeado de libros, de gran valor simbólico y estético.
Las instalaciones de la Biblioteca contemplan, naturalmente, otros servicios, como cafetería y salones de lectura, internet de alta velocidad y computadores, que favorecen las actividades de los usuarios del Archivo. Las instalaciones se han renovado mediante los esfuerzos de la Corporación Semco y el municipio, así como con el aporte de BiblioRedes, que la Biblioteca integra desde 2015. Se ha traducido en mejoras físicas importantes, libros y equipamiento, mejoras prácticas y, mediante proyectos concursables, la renovación de mobiliario e infraestructura.
El edificio alberga también las dependencias propias del Archivo, en el segundo nivel. Estas consisten en el Salón de Investigadores, la Sala Regional Poeta Omar Lara, la Sala de Procesos, el Archivo Siglo XIX y el Archivo Siglo XX, que incluye un espacio de almacenamiento y restauración de documentos.
Esta sala alberga una porción del acervo bibliográfico regional que tiene a disposición de sus usuarios el Archivo Histórico de Concepción. Contiene más de mil libros vinculados a Concepción y a la Región.
Fue inaugurada formalmente el 28 de abril del 2017, como Sala Regional «Poeta Omar Lara», en homenaje a la vida y obra del poeta, editor y traductor chileno, avecindado en Concepción desde el año 1984.
La sala exhibe un repertorio de las obras de Omar Lara, su retrato y su máquina de escribir, que fue donada por el escritor para ser conservada. Puede recorrerse como un espacio museográfico.
Todas las nuevas adquisiciones se integran a una colección patrimonial, que se está constituyendo en la memoria literaria e historiográfica de Concepción. A diferencia de la Biblioteca, cuyo catálogo va variando, pues es contingente a los intereses del público, las colecciones del Archivo son perpetuas.
Es una sala de reuniones, inaugurada con ocasión de la fundación del Archivo Histórico, situada frente al Parque Ecuador, con vista al monumento del Prócer Juan Martínez de Rozas y el Cerro Caracol. Alberga seis mesas individuales, terminales computacionales y equipos de proyección. En ella se realizan presentaciones culturales acotadas, reuniones y revisión de documentos.
Esta sección corresponde al área destinada a la conservación, procesamiento, duplicación y préstamo de los múltiples fondos documentales y bibliográficos que integran el Archivo. Cuenta con equipamiento para la fotografía y digitalización de fondos en formato papel y microfilms, los cuales pueden luego revisarse en el portal web del Archivo Histórico (www.archivohistoricoconcepcion.cl)
En las Sala Siglo XIX se almacenan estos fondos del Archivo Histórico de Concepción junto a otros materiales antiguos, tales como el Fondo Municipal, 1860-1939 (Manuscritos y Microfilm) y Boletín Municipal de Concepción, 1900-1959 (Impresos).
El origen de este fondo se remonta al año 1999, cuando personal de la Biblioteca Municipal Concepción «José Toribio Medina», con apoyo de la Corporación Semco, de la cual forma parte, rescató los volúmenes desde el depósito municipal. La documentación se limpió hoja por hoja y para su resguardo, se compraron (confeccionaron) cajas especiales para archivos, de manera de evitar su destrucción por la acción del polvo, la humedad y los agentes patógenos ambientales (cajas libres de ácido).
El material fue indexado, ordenado y puesto en valor gracias al proyecto «Creación y Organización del Archivo Histórico Municipal de Concepción», que la directora de la Biblioteca Municipal, Carmen Pinochet G., presentó al Programa de Apoyo al desarrollo de Archivos Iberoamericanos (Programa ADAI), dependiente del Ministerio de Cultura de España (2003-2004).
Reúne documentación producida por la Ilustre Municipalidad de Concepción, entre los años 1945 y 2024; se trata, en todo caso, de un fondo abierto, que seguirá complementándose con los años.